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Entwicklung zur Professionalität


Die Jugendfarm hat sich von der ursprünglichen Studenten-Initiative mit dem Motto: mehr Platz für wilde Spiele zu einem mittelgroßen Jugendhilfeträger entwickelt, der derzeit über 135 Mitarbeiter beschäftigt. Diese Entwicklung erforderte einen ständigen Anpassungsprozess an neue Gegebenheiten, die im Laufe der Jahre auf die Einrichtung einwirkten. Da es uns in der Vergangenheit oft an ausreichenden finanziellen Ressourcen mangelte (schließlich haben wir keinen großen Träger oder einen Dachverband im Hintergrund, der uns in der Not zur Seite gesprungen wäre) haben wir gelernt, mit wenig Mitteln größtmögliche Ergebnisse zu erzielen. Die Kunst des Improvisierens und eine hochflexible Grundhaltung aller Mitarbeiter/innen sind dabei als besonders positive Nebeneffekte herausgekommen. Die veränderten Rahmenbedingungen der Jugendhilfe und der zunehmende Druck von Aussen erforderten auch eine neue Innenorganisation des Vereins. In tage- und nächtelangen Sitzungen und bei verschiedenen Klausurtagungen wurde 1999 über einem neuen Führungsmodell gebrütet und heraus kam ein Steuerungsmodell, dass sich den Gesetzmäßigkeiten einer "lernenden Organisation" anpasst.


Lernende Organisation


Das Modell beruht im wesentlichen auf der Annahme, dass eine Organisation ganz ähnlich funktioniert wie der menschliche Organismus: Es gibt verschiedene teilweise autonome Steuerungsebenen im Körper, wie zum Beispiel die Reflexbahnen, das vegetative Nervensystem, Rückenmark oder Gehirn. Es ist ein ausgeklügeltes System, welches steuert, ob Informationen im Gehirn und damit im Bewußtsein landen oder ob sie vorher herausgefilter werden, um den Organismus so durch Vermeidung von Reizüberflutungen handlungsfähig zu halten. So ähnlich verhält es sich auch mit gut funktionierenden Organisationen: nur ein Bruchteil aller Informationen erreichen die höhere Steuerungsebene, der Rest wird weitgehend autonom von den "Basiseinheiten" verarbeitet, und somit schon im Vorfeld herausgefiltert. Nur aussergewöhnlich wichtige Informationen dringen in die nächst höhere Entscheidungsebene vor. Damit ein solches Modell der flachen Hirarchie und des schlanken Managements funktionieren kann, bedarf es eines sehr gut vernetzten Kommunikationssystems als Basis für alle wichtigen Steuerungsschritte.



Management und Steuerung


Es sind insgesamt fünf Steuerungsebenen vorgesehen:



Mitarbeitervertretung


Unsere Maxime der flachen Hirarchie und der Einbindung aller Mitarbeiter in alle sie betreffenden Entscheidungen über die Subsysteme haben eine "klassische" Mitarbeitervertretung im Sinne eines Betriebsrates überflüssig gemacht. Ein betriebliches Vorschlagwesen sorgt zudem dafür, dass alle Mitarbeiter sich für Ideen und Veränderungswünsche konkret einsetzen können und auch kleinste Details nicht aus dem Blickfeld geraten.



Interne Kommunikation


Eine wichtige Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf aller Projekte ist eine gut funktionierende interne Kommunikation. Alle Projekte sind mit PC oder Laptop ausgestattet und greifen über das interne Netzwerk oder das Internet auf einen zentralen Datenspeicher zu. Auf diesem laufen alle Informationen in einer Datenbank zusammen, unter Berücksichtigung verschiedener Berechtigungsstufen können die Mitarbeiter sogar vom heimischen PC darauf zugreifen und auch Daten eingeben. So haben alle immer den gleichen aktuellen Stand von Adressen, Anmeldungen, Kursen, Projekten oder Terminen.



Terminverwaltung


Ein weiterer wichtiger Baustein in der internen Kommunikation ist ein gemeinsamer Terminkalender, auf den alle Mitarbeiter nach Projekten geordnet gemeinsam zugreifen und sich auch gegenseitig benachrichtigen können. Gleichzeitig werden hierüber auch die Arbeitzzeiten erfasst und verwaltet.



Dokumentation


Grundsätzlich werden alle wesentlichen Informationen dokumentiert. Egal ob es sich um eine Dienstbesprechung, einen Tagesbericht, einen Hilfeplan oder spezielle Informationen über Kinder wie Allergien oder besondere Hinweise handelt, alles wird direkt in das Informationssystem eingetragen und steht dann sofort Allen zur Verfügung. Dies erleichtert die Erstellung von Berichten oder Auswertungen erheblich und reduziert die dafür notwendige Arbeitszeit auf ein Minimum.